항공사·호텔 협상 영어
Negotiating Rates & Contracts
항공 그룹 요금, 호텔 객실 블록, 계약 조건, 커미션, 취소 규정, 마감일, 특별 혜택까지 여행업계 실무 협상에서 자주 쓰는 영어 표현을 정리합니다.
여행업계 실무에서 협상 영어는 단순히 “가격을 깎는 영어”가 아닙니다. 항공사와는 그룹 요금, 좌석 확보, 네임 리스트 마감일, 발권 마감일, 디파짓, 취소 조건을 확인해야 하고, 호텔과는 객실 블록, 객실 요금, 조식 포함 여부, 포터리지, 무료 객실, 커미션, 컷오프 날짜 등을 협의해야 합니다.
특히 실무 협상에서는 rate, contract, deposit, deadline, commission, cancellation policy, attrition, concession 같은 표현이 자주 등장합니다.
이번 편에서는 여행사 실무자가 항공사, 호텔, DMC, 공급업체와 협의할 때 사용할 수 있는 Negotiating Rates, Group Contract, Hotel Room Block, Commission & Payment Terms 관련 영어 표현을 정리해보겠습니다.
Key Vocabulary 협상·계약 핵심 어휘
| Term | Meaning |
|---|---|
| rate | 요금, 단가 |
| negotiated rate | 협상 요금, 계약 요금 |
| group fare | 단체 항공 요금 |
| room block | 호텔 객실 블록, 단체 객실 확보 |
| net rate | 순요금, 커미션 제외 기본 공급가 |
| commission | 커미션 |
| markup | 마진, 추가 판매 이익 |
| deposit | 보증금, 계약금 |
| payment deadline | 결제 마감일 |
| ticketing deadline | 발권 마감일 |
| name list deadline | 승객 명단 제출 마감일 |
| cutoff date | 호텔 객실 블록 유지 마감일 |
| cancellation policy | 취소 규정 |
| attrition clause | 객실 미사용 또는 인원 감소에 대한 위약 조항 |
| concession | 특별 혜택, 양보 조건 |
Dialogue 1 Negotiating a Hotel Group Rate · 호텔 단체 요금 협상
Travel Consultant: Hello. We are looking for a hotel room block for a group arriving in October.
Hotel Sales Manager: Certainly. How many rooms do you need, and what are the travel dates?
Travel Consultant: We need 30 rooms for three nights, from October 12 to October 15.
Hotel Sales Manager: Let me check availability. What type of rooms are you looking for?
Travel Consultant: Mostly twin rooms. Could you offer a competitive group rate including breakfast?
Hotel Sales Manager: Our group rate is $185 per room, per night, plus tax.
Travel Consultant: Thank you. Is there any flexibility on the rate if we guarantee 30 rooms?
Hotel Sales Manager: We may be able to reduce the rate to $175 if breakfast is not included.
Travel Consultant: Could you offer $175 including breakfast if we confirm by the end of this week?
Hotel Sales Manager: I’ll check with our revenue manager and get back to you.
Dialogue 1 핵심 표현 정리 Hotel Rate Negotiation Expressions
1. We are looking for a hotel room block.
호텔 객실 블록을 찾고 있다는 표현입니다.
room block은 단체나 행사 목적으로 일정 수의 객실을 확보하는 것을 의미합니다.
- We need a room block for 30 rooms.
- We are requesting a group room block.
- Can you hold 30 rooms for our group?
2. Could you offer a competitive group rate?
경쟁력 있는 단체 요금을 제공할 수 있는지 묻는 표현입니다.
협상 영어에서 competitive rate는 “시장 경쟁력이 있는 요금”이라는 뜻으로 자연스럽게 사용할 수 있습니다.
3. Per room, per night, plus tax
객실당 1박 요금이며 세금은 별도라는 뜻입니다.
호텔 요금에서는 세금, 리조트 피, 조식 포함 여부를 반드시 확인해야 합니다.
4. Is there any flexibility on the rate?
요금 조정 가능성이 있는지 묻는 표현입니다.
직접적으로 “Can you lower the price?”라고 하는 것보다 더 부드럽고 전문적인 표현입니다.
5. If we guarantee 30 rooms
30객실을 보장한다면이라는 뜻입니다.
객실 수나 확정 가능성을 조건으로 더 좋은 요금을 요청할 때 사용할 수 있습니다.
6. I’ll check with our revenue manager.
수익 관리 담당자와 확인해보겠다는 표현입니다.
호텔 요금은 sales manager가 단독으로 결정하지 않고 revenue manager 또는 management approval이 필요한 경우가 많습니다.
Dialogue 2 Airline Group Fare Negotiation · 항공사 그룹 요금 협상
Travel Agent: We would like to request a group fare for 35 passengers.
Airline Group Desk: Please provide the routing, travel dates, number of passengers, and preferred flights.
Travel Agent: The group will travel from New York to Rome, departing May 10 and returning May 20.
Airline Group Desk: Do you need the same flights for all passengers?
Travel Agent: Yes, all passengers will travel together. Could you provide the best available group fare and contract terms?
Airline Group Desk: We can offer a group fare, subject to seat availability and contract conditions.
Travel Agent: Please include the deposit amount, name list deadline, ticketing deadline, and cancellation policy.
Airline Group Desk: Certainly. We will send the group quotation and contract details by email.
Travel Agent: Thank you. Please also advise whether any free ticket or tour conductor policy applies.
Airline Group Desk: We will include all applicable group benefits and restrictions in the quote.
Dialogue 2 핵심 표현 정리 Airline Group Fare Expressions
1. We would like to request a group fare.
그룹 요금을 요청하고 싶다는 표현입니다.
항공사 그룹 데스크에 요금 요청을 할 때 가장 기본적인 문장입니다.
2. Routing, travel dates, number of passengers, and preferred flights
여정, 여행 날짜, 승객 수, 선호 항공편을 의미합니다.
항공 그룹 요금 요청에는 이 네 가지 정보가 기본적으로 필요합니다.
- routing — 여정, 구간
- travel dates — 여행 날짜
- number of passengers — 승객 수
- preferred flights — 선호 항공편
3. Subject to seat availability and contract conditions
좌석 가능 여부와 계약 조건에 따른다는 뜻입니다.
항공 요금은 견적을 받았다고 무조건 보장되는 것이 아니며, 계약과 좌석 상황에 따라 달라질 수 있습니다.
4. Deposit amount, name list deadline, ticketing deadline
디파짓 금액, 이름 명단 제출 마감일, 발권 마감일을 의미합니다.
그룹 계약에서 반드시 확인해야 하는 핵심 조건입니다.
5. Cancellation policy
취소 규정을 의미합니다.
그룹 예약은 취소 시점에 따라 디파짓 몰수, 부분 취소 가능 여부, 인원 감소 조건이 달라질 수 있습니다.
6. Free ticket or tour conductor policy
무료 항공권 또는 투어 컨덕터 혜택 규정을 의미합니다.
일부 그룹 계약에서는 일정 인원 이상일 때 TC 혜택이나 무료 좌석 조건이 있을 수 있습니다.
Dialogue 3 Hotel Contract Terms · 호텔 계약 조건 확인
Travel Consultant: Thank you for sending the hotel contract. I’d like to clarify a few terms before we sign.
Hotel Sales Manager: Of course. Which terms would you like to review?
Travel Consultant: First, could you confirm the cutoff date for the room block?
Hotel Sales Manager: The cutoff date is 30 days prior to arrival.
Travel Consultant: After the cutoff date, will unused rooms be released automatically?
Hotel Sales Manager: Yes, any unbooked rooms will be released back to general inventory.
Travel Consultant: Could you also clarify the attrition clause?
Hotel Sales Manager: The group must use at least 80% of the contracted room block to avoid attrition charges.
Travel Consultant: Understood. Are there any concessions included, such as complimentary rooms or waived meeting room rental?
Hotel Sales Manager: We can include one complimentary room for every 25 paid rooms, subject to final pickup.
Dialogue 3 핵심 표현 정리 Hotel Contract Expressions
1. I’d like to clarify a few terms before we sign.
서명하기 전에 몇 가지 조건을 명확히 확인하고 싶다는 표현입니다.
계약서 검토 시 매우 실무적인 표현입니다.
2. Cutoff date
객실 블록 유지 마감일을 의미합니다.
cutoff date 이후에는 미사용 객실이 호텔 일반 재고로 풀릴 수 있습니다.
3. Released back to general inventory
일반 판매 재고로 다시 풀린다는 뜻입니다.
호텔 객실 블록이 더 이상 그룹용으로 보장되지 않는다는 의미로 이해하면 됩니다.
4. Attrition clause
계약 객실 수보다 실제 사용 객실 수가 적을 때 발생할 수 있는 위약 조항입니다.
호텔 그룹 계약에서 매우 중요한 조건입니다.
5. The group must use at least 80% of the contracted room block.
그룹이 계약 객실 블록의 최소 80%를 사용해야 한다는 뜻입니다.
호텔 계약에서는 pickup, attrition, minimum commitment와 연결될 수 있습니다.
6. One complimentary room for every 25 paid rooms
유료 객실 25개당 무료 객실 1개를 제공한다는 뜻입니다.
호텔 단체 계약에서 자주 나오는 concession 표현입니다.
Dialogue 4 Commission, Net Rate & Payment Terms · 커미션·넷요금·결제 조건
Travel Agent: Could you confirm whether this rate is commissionable or net?
Hotel Sales Manager: This is a net rate, so commission is not included.
Travel Agent: Understood. Then we will add our markup separately.
Hotel Sales Manager: That is fine. Please note that the net rate is confidential and should not be disclosed to the client.
Travel Agent: Of course. Could you also confirm the deposit and payment schedule?
Hotel Sales Manager: A 30% deposit is due upon contract signing, and the final payment is due 30 days before arrival.
Travel Agent: What forms of payment do you accept?
Hotel Sales Manager: We accept wire transfer and major credit cards. Credit card payments may be subject to a processing fee.
Travel Agent: Please include the payment terms and any processing fees in the contract.
Hotel Sales Manager: Certainly. I’ll revise the contract accordingly.
Dialogue 4 핵심 표현 정리 Commission & Payment Expressions
1. Is this rate commissionable or net?
이 요금이 커미션 가능 요금인지, 넷요금인지 묻는 표현입니다.
여행사 실무에서 매우 중요한 질문입니다.
- Is this rate commissionable?
- Is this a net rate?
- Does this rate include commission?
2. We will add our markup separately.
여행사 마진을 별도로 추가하겠다는 표현입니다.
net rate를 받아 고객 판매가를 만들 때 사용할 수 있습니다.
3. The net rate is confidential.
넷요금은 기밀이라는 표현입니다.
공급가와 고객 판매가는 구분되어야 하므로 confidentiality가 중요합니다.
4. Deposit and payment schedule
디파짓과 결제 일정이라는 뜻입니다.
계약서에는 deposit due date, interim payment, final payment, refundability가 명확히 들어가야 합니다.
5. Final payment is due 30 days before arrival.
최종 결제는 도착 30일 전까지라는 뜻입니다.
is due는 지불 마감일이나 제출 마감일을 말할 때 자주 쓰입니다.
6. Credit card payments may be subject to a processing fee.
신용카드 결제에는 처리 수수료가 부과될 수 있다는 뜻입니다.
계약 금액이 큰 경우 processing fee 여부를 반드시 확인해야 합니다.
Useful Negotiation Phrases 실무자가 바로 쓸 수 있는 협상 표현
| Korean Situation | English Phrase |
|---|---|
| 단체 요금을 요청하고 싶습니다. | We would like to request a group rate. |
| 객실 블록이 필요합니다. | We need a room block for our group. |
| 경쟁력 있는 요금을 제공해주실 수 있나요? | Could you offer a competitive rate? |
| 요금 조정 가능성이 있나요? | Is there any flexibility on the rate? |
| 조식 포함 요금인가요? | Does this rate include breakfast? |
| 세금과 수수료가 포함되어 있나요? | Are taxes and fees included? |
| 계약 조건을 보내주시겠어요? | Could you send us the contract terms? |
| 디파짓 금액을 확인해주세요. | Please confirm the deposit amount. |
| 발권 마감일이 언제인가요? | What is the ticketing deadline? |
| 이름 명단 마감일이 언제인가요? | What is the name list deadline? |
| 취소 규정을 명확히 알려주세요. | Please clarify the cancellation policy. |
| 이 요금은 커미션 가능 요금인가요? | Is this rate commissionable? |
| 이 요금은 넷요금인가요? | Is this a net rate? |
| 계약서에 해당 조건을 포함해주세요. | Please include these terms in the contract. |
Practitioner’s Notes 실무자 관점 정리
1. 협상은 가격뿐 아니라 조건을 확인하는 과정입니다
항공사나 호텔과 협상할 때는 요금만 보는 것이 아니라 디파짓, 취소 규정, 마감일, 커미션, 포함 사항, 무료 혜택, 책임 조항을 함께 확인해야 합니다.
2. Net rate와 commissionable rate는 반드시 구분해야 합니다
net rate는 여행사가 마진을 별도로 붙이는 공급가이고, commissionable rate는 공급가 안에 커미션이 포함된 요금입니다. 이 구분을 잘못하면 수익 계산이나 고객 안내에 문제가 생길 수 있습니다.
3. 그룹 계약에서는 deadline 관리가 핵심입니다
항공 그룹은 deposit deadline, name list deadline, ticketing deadline이 중요하고, 호텔 그룹은 cutoff date, payment deadline, cancellation deadline이 중요합니다. 마감일을 놓치면 요금이나 객실, 좌석이 보장되지 않을 수 있습니다.
4. 모든 예외 조건은 서면으로 받아야 합니다
무료 객실, TC 혜택, 웨이버, 커미션, 취소 예외, 특별 요금, 조식 포함 여부 등은 반드시 이메일이나 계약서에 남겨야 합니다. 구두 확인만으로는 나중에 분쟁이 생길 수 있습니다.
Quick Reference Negotiating Rates & Contracts
| Purpose | English Expression |
|---|---|
| 단체 요금 요청 | We would like to request a group rate. |
| 객실 블록 요청 | We are looking for a hotel room block. |
| 요금 조정 | Is there any flexibility on the rate? |
| 조건부 요청 | Could you offer this rate if we confirm by Friday? |
| 계약 조건 | Could you provide the contract terms? |
| 디파짓 | Please confirm the deposit amount and due date. |
| 이름 명단 | What is the name list deadline? |
| 발권 마감 | What is the ticketing deadline? |
| 컷오프 날짜 | Could you confirm the cutoff date? |
| 취소 규정 | Please clarify the cancellation policy. |
| 어트리션 | Could you clarify the attrition clause? |
| 커미션 여부 | Is this rate commissionable? |
| 넷요금 여부 | Is this a net rate? |
| 서면 확인 | Could you please confirm this in writing? |
마무리
항공사·호텔 협상 영어는 여행업계 실무에서 매우 중요한 영역입니다. 단순히 낮은 요금을 요청하는 것이 아니라, 요금에 무엇이 포함되어 있는지, 어떤 마감일이 있는지, 취소 시 어떤 책임이 발생하는지, 커미션이나 마진 구조가 어떻게 되는지 정확히 확인해야 합니다.
실무자는 Could you offer a competitive group rate?, Is there any flexibility on the rate?, Please confirm the deposit amount, Is this rate commissionable or net?, Could you please confirm this in writing? 같은 표현을 자연스럽게 사용할 수 있어야 합니다.
특히 그룹 계약에서는 항공사의 ticketing deadline, name list deadline, 호텔의 cutoff date, attrition clause, payment schedule이 매우 중요합니다. 모든 특별 조건과 예외 사항은 반드시 서면으로 받아두는 것이 안전합니다.
다음 편에서는 여행 상품과 목적지를 영어로 소개하고 설명하는 프레젠테이션 영어를 다루겠습니다. 상품의 강점, 일정 구성, 타깃 고객, 가격 가치, 목적지 매력을 설득력 있게 전달하는 표현을 살펴보겠습니다.
Next Episode
다음 편에서는 여행 산업 프레젠테이션 영어를 다룹니다.
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