스케줄 변경 대응 이메일 — Schedule Change

 

 

✉️ Travel Agency Desk #6

스케줄 변경 대응 이메일

Schedule Change — 통보·수락·거절·대안 요청까지

항공사가 스케줄을 변경했을 때, 여행사는 승객에게 안내하고 항공사에는 수락 또는 대안을 요청해야 합니다. 스케줄 변경 대응은 빠를수록 좋고, 이메일 표현이 명확할수록 처리가 원활합니다.

스케줄 변경 대응 프로세스

📋 스케줄 변경 발생 시 여행사 처리 순서

1️⃣ 항공사로부터 스케줄 변경 통보 수신 (ADM, GDS 메시지 등)
2️⃣ 변경 내용 확인 — 시간 변경인지, 편명 변경인지, 운항 취소인지
3️⃣ 승객에게 변경 내용 안내
4️⃣ 승객의 의사 확인 — 수락 / 대안 요청 / 환불
5️⃣ 항공사에 처리 방향 이메일 발송
6️⃣ 필요 시 리이슈 또는 환불 처리

Case 1 — 스케줄 변경 수락 이메일

Subject: [Schedule Change Acceptance] KE081 / PNR: ABC123 / 15JAN

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Dear Korean Air Revenue Support Team,

Thank you for notifying us of the schedule change for the below booking. We have confirmed with the passenger and would like to advise that the new schedule is acceptable.

Booking Details:
Passenger: HONG/GILDONG MR
PNR: ABC123
Original Flight: KE081 / 15JAN 10:30 / ICN-JFK
New Flight: KE081 / 15JAN 14:00 / ICN-JFK

The passenger accepts the new departure time of 14:00 on 15JAN. Could you please confirm that the booking has been updated accordingly and revalidate the ticket?

Thank you for your assistance.

Best regards,
Kim Chulsoo
ABC Travel Agency / IATA: 12-3 4567

Case 2 — 스케줄 변경 거절 및 대안 요청

Subject: [Schedule Change - Alternative Request] KE081 / PNR: ABC123 / 15JAN

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Dear Korean Air Revenue Support Team,

Thank you for notifying us of the schedule change for the below booking. Unfortunately, the passenger is unable to accept the new schedule.

Booking Details:
Passenger: HONG/GILDONG MR
PNR: ABC123
Original Flight: KE081 / 15JAN 10:30 / ICN-JFK
New Schedule (unacceptable): KE081 / 16JAN 10:30 / ICN-JFK

The passenger has a critical business commitment on the evening of 15JAN in New York and cannot travel a day later. We kindly request the following alternatives:

Preferred Alternatives:
Option 1: Any KE flight departing ICN on 15JAN arriving JFK before 20:00 local time
Option 2: Reissue to KE081 on 14JAN (a day earlier) at no extra charge

As the schedule change was initiated by Korean Air, we kindly request that any reissue be processed without a change fee.

Could you please advise on the available options at your earliest convenience?

Thank you for your understanding.

Best regards,
Kim Chulsoo
ABC Travel Agency

Case 3 — 스케줄 변경으로 인한 환불 요청

Subject: [Refund Request - Schedule Change] KE081 / PNR: ABC123

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Dear Korean Air Revenue Support Team,

Following your schedule change notification for the below booking, we have confirmed with the passenger that none of the available alternatives are suitable. We therefore request a full refund.

Booking Details:
Passenger: HONG/GILDONG MR
PNR: ABC123
Ticket Number: 180-1234567890
Original Flight: KE081 / 15JAN 10:30 / ICN-JFK
Schedule Change: Flight cancelled / No suitable alternative available

As the schedule change was initiated by Korean Air and no acceptable alternative could be provided, we kindly request a full involuntary refund without any cancellation penalty.

Could you please process the refund and advise the expected timeline?

Thank you for your assistance.

Best regards,
Kim Chulsoo
ABC Travel Agency

💡 스케줄 변경 대응 핵심 원칙

스케줄 변경이 항공사 귀책임을 이메일에 명확히 언급해야 합니다. "as the schedule change was initiated by Korean Air" 같은 표현이 핵심입니다. 이를 명시해야 change fee 없이 리이슈 또는 전액 환불을 요청할 수 있습니다. 변경 폭이 클수록(예: 하루 이상) 승객의 거절과 전액 환불 요청이 더 쉽게 인정됩니다.

✈️ 이 편의 핵심 영어 표현

schedule change (스케줄 변경)

항공사가 출발 시간, 편명, 날짜 등을 변경하는 것. 항공 이메일에서 가장 자주 등장하는 표현 중 하나입니다.

"We are writing regarding the schedule change notification received for PNR ABC123."

revalidate the ticket (항공권 재확인 처리)

스케줄 변경 수락 시 기존 티켓에 새 일정을 반영하는 것. 리이슈 없이 처리되는 경우입니다.

"Could you please revalidate the ticket to reflect the new schedule?"

no suitable alternative available (적합한 대안 없음)

스케줄 변경으로 인한 환불 요청 시 대안을 수락할 수 없음을 명시하는 표현입니다.

"No suitable alternative is available for this passenger."

as the schedule change was initiated by the airline (항공사에 의해 스케줄 변경이 발생했으므로)

웨이버·환불 요청 시 항공사 귀책임을 명시하는 핵심 표현입니다.

"As this change was initiated by the airline, we request a fee waiver."

다음 편에서는 컴플레인 및 클레임 이메일을 다룹니다. ✉️
Travel Agency Desk #7 → 컴플레인 및 클레임 이메일